Die Komplexität der modernen Unternehmenslandschaft hat sich verändert. Hybridarbeit, dezentralisierte Einkaufsmuster und steigende Online-Ausgaben haben dazu geführt, dass Transaktionen, die durch Mitarbeiter ausgelöst werden, eine beachtliche Herausforderung für Finanzabteilungen darstellen. Unstrukturierte finanzielle Daten und fehlerhafte Steuerberichte sind häufige Probleme. Hier setzt Blue Dot an, eine auf künstlicher Intelligenz basierende Plattform, die speziell zur Digitalisierung von Steuerprozessen, Mehrwertsteuer-Rückforderungen (VAT Recovery) und der Verwaltung steuerpflichtiger Mitarbeiterleistungen entwickelt wurde. Blue Dot nutzt fortschrittliche Algorithmen des maschinellen Lernens, um Finanzprozesse zu automatisieren, die Genauigkeit zu erhöhen und den manuellen Aufwand zu minimieren.

Das musst Du wissen – Blue Dot’s KI-Plattform im Überblick:

• Automatisierte Compliance: Effiziente Automatisierung finanzieller Prozesse für eine verbesserte Audit-Bereitschaft und Genauigkeit.
• Optimierte Mehrwertsteuer-Ergebnisse: AI-gestützte Identifizierung und Rückforderung von berechtigten Mehrwertsteuer-Ausgaben.
• Verwaltung steuerpflichtiger Mitarbeiterleistungen: Automatisierte Prüfung und Berichterstattung, um die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherzustellen.
• Kontinuierlich aktualisierte Wissensbasis: Konfigurierbare Regel-Engines, die sich den neuesten Steuervorschriften anpassen.
• Sicherheit und Datenschutz: Höchste Datenintegrität und Sicherheitsstandards, darunter SOC2 und GDPR-Compliance.

Die KI im Einsatz für Steuerkonformität und Mitarbeiterausgaben

Die digitale Transformation der Steuerverwaltung erfordert mehr als nur traditionelle Softwarelösungen. Blue Dot nutzt die Leistungsfähigkeit von KI und maschinellem Lernen, um den gesamten Steuer-Compliance-Prozess zu überarbeiten. Anstatt mühsam manuell Daten zu sichten und zu verarbeiten, ermöglicht die Plattform eine umfassende und automatisierte Analyse und Klassifizierung von Mitarbeiterausgaben. Dies reicht von der Identifikation und Berechnung erstattungsfähiger Mehrwertsteuern bis zur Erkennung von Ausgaben, die steuerpflichtige Mitarbeiterleistungen betreffen.

Im Kontext globaler Unternehmen bedeutet dies, dass Finanz- und Steuerteams entlastet werden. Während hybride Arbeitsmodelle und dezentrale Einkaufsentscheidungen zur Norm werden, steigt die Notwendigkeit, jede Transaktion in Echtzeit und in Übereinstimmung mit den länderspezifischen Steuervorschriften zu validieren. Das manuelle Verfolgen und Dokumentieren von Ausgaben und deren steuerlichen Konsequenzen gehört mit Blue Dot der Vergangenheit an.

Automatisierung der Mehrwertsteuer-Rückforderung und Steuerpflichtige Mitarbeiterleistungen

Die Herausforderung, die sich durch Mitarbeitertransaktionen ergibt, ist vielfältig. Finanzabteilungen müssen nicht nur die Datenintegrität sicherstellen, sondern auch sicherstellen, dass keine potenziell rückforderbaren Mehrwertsteuerbeträge verloren gehen. Blue Dot nutzt dazu eine KI-gestützte Anwendung, die Transaktionen analysiert, um sicherzustellen, dass jede inländische Mehrwertsteuerbuchung korrekt ist und jede ausländische Mehrwertsteuerrückerstattung maximiert wird.

Die Plattform ist jedoch nicht auf die Rückforderung der Mehrwertsteuer beschränkt. Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Verwaltung steuerpflichtiger Mitarbeiterleistungen. Der Einsatz von AI ermöglicht es, Ausgaben zu identifizieren, die steuerlich als Lohnversteuerung oder als „Pay-as-you-earn“ (PAYE) Berichterstattung behandelt werden müssen. Dies umfasst insbesondere „consumer-style“ Ausgaben, die typischerweise in den Spesenberichten verborgen sind und eine strenge Überprüfung benötigen.

Kontinuierliche Aktualisierung und Anpassungsfähigkeit durch AI

Blue Dot geht über einfache Automatisierung hinaus. Die Plattform wird kontinuierlich mit den neuesten Steuerinformationen aktualisiert und bietet konfigurierbare Regel-Engines, die flexibel auf unterschiedliche nationale und internationale Steuervorschriften reagieren können. Dies bietet nicht nur Sicherheit und Verlässlichkeit, sondern ermöglicht auch eine tiefergehende Optimierung der steuerlichen Ergebnisse.

Für globale Unternehmen bedeutet dies, dass Steuer- und Finanzteams nicht länger in einem ständigen Zustand der Reaktion auf neue Vorschriften verharren müssen. Die Plattform übernimmt den Großteil der Arbeit und stellt sicher, dass Änderungen in den Vorschriften in Echtzeit berücksichtigt und angewendet werden.

Sicherheits- und Datenschutzstandards auf höchstem Niveau

Neben der Automatisierung und der KI-gestützten Entscheidungsfindung legt Blue Dot besonderen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Die Plattform ist SOC2 Type II zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der GDPR (Datenschutz-Grundverordnung). Dies bedeutet, dass alle Daten innerhalb des EU-Gebiets verarbeitet werden und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch externe Experten erfolgen, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Diese rigorosen Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, dass die Plattform nicht nur zuverlässig ist, sondern auch den strengsten globalen Datenschutzbestimmungen entspricht. Für Unternehmen, die weltweit tätig sind und zahlreiche juristische Anforderungen einhalten müssen, ist dies von entscheidender Bedeutung.

Partnerschaften und Integration: Ein Ökosystem der Möglichkeiten

Blue Dot arbeitet eng mit führenden Technologiepartnern und Beratungsunternehmen zusammen, um seine Lösung nahtlos in bestehende Finanzsysteme zu integrieren. Unternehmen wie SAP Concur, Coupa, und KPMG sind bereits Teil des Blue Dot-Ökosystems. Durch diese strategischen Allianzen können Unternehmen von einer nahtlosen Integration profitieren, die den gesamten Workflow von Ausgabenmanagement und Steuerberichterstattung optimiert.

Diese Partnerschaften bieten nicht nur einen technologischen Vorteil, sondern erweitern auch die Reichweite und das Angebot für Unternehmen, die nach einer umfassenden und integrierten Lösung suchen. Finanzdienstleistungsunternehmen und Accountancy-Firmen können durch die Integration von Blue Dot nicht nur neue Dienstleistungen anbieten, sondern auch ihre eigenen Erträge diversifizieren und verbessern.

Blue Dots strategische Allianzen im Detail

Blue Dot hat ein umfangreiches Netzwerk von Partnerschaften aufgebaut, um seine Plattform nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme zu integrieren und Unternehmen umfassende Lösungen für ihre Steuer- und Compliance-Bedürfnisse zu bieten. Partnerschaften mit führenden Technologieanbietern wie SAP Concur, Coupa, Rydoo, und Yokoy ermöglichen eine nahtlose Integration von Blue Dot in gängige Ausgabenmanagementsysteme. Diese Partnerschaften bieten den Kunden ein starkes Ökosystem, das den gesamten Finanz- und Steuerprozess optimiert.

Die Zusammenarbeit mit globalen Beratungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen wie KPMG und PWC erweitert zudem den Umfang der Blue Dot-Lösung. Diese Partnerschaften ermöglichen eine schnelle und effektive Implementierung der Plattform und stellen sicher, dass die Kunden die bestmögliche Unterstützung bei der Anpassung an neue Steuerregelungen erhalten. Indem Blue Dot eng mit diesen Beratungsunternehmen zusammenarbeitet, können Unternehmen nicht nur Compliance-Risiken minimieren, sondern auch wertvolle Einsichten und Beratungen zur Optimierung ihrer Steuerprozesse gewinnen.

Darüber hinaus arbeitet Blue Dot mit Reisepartnern und Mehrwertverkäufern (Value Added Resellers, VAR) zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen für Kunden anzubieten, die ihre Steuer-Compliance im Reise- und Ausgabenmanagement verbessern möchten. Diese strategischen Allianzen sorgen dafür, dass Unternehmen immer die neuesten Technologien und Methoden zur Verfügung haben, um die Steuerkonformität zu gewährleisten und gleichzeitig operative Effizienz zu steigern.

Fazit: KI als Transformator für die Steuerkonformität und das Ausgabenmanagement

Blue Dot setzt neue Maßstäbe im Bereich der Steuerkonformität und des Managements von Mitarbeiterausgaben. Durch die Kombination von fortschrittlicher KI, Automatisierung und einer kontinuierlich aktualisierten Wissensbasis bietet die Plattform eine robuste Lösung für moderne Finanz- und Steuerteams, die mit der steigenden Komplexität und den Herausforderungen globaler Geschäftslandschaften konfrontiert sind. Die Möglichkeit, Mehrwertsteuerbeträge zu maximieren und gleichzeitig die Compliance bei steuerpflichtigen Mitarbeiterleistungen sicherzustellen, bietet einen klaren Mehrwert für Unternehmen jeder Größe.

Für Entscheidungsträger und Manager, die nach Möglichkeiten suchen, die Effizienz ihrer Finanzteams zu steigern, die Risiken zu minimieren und gleichzeitig die Einhaltung globaler Steuerregeln zu gewährleisten, stellt Blue Dot eine unverzichtbare Lösung dar. Die Zukunft der Steuerkonformität liegt in der Automatisierung – und Blue Dot steht an vorderster Front dieser Entwicklung.

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Originalartikel von Blue Dot